O χρόνος είναι μια από τις πλέον πολύτιμες πηγές που έχουμε στη ζωή μας. Ενώ η ημέρα έχει για όλους 24 ώρες, και κανείς δεν παίρνει λιγότερες ή περισσότερες, ωστόσο, κάποιοι καταφέρνουν περισσότερα από άλλους. Στο οδηγό θα δούμε τι είναι το time management, και πως μπορούμε να κάνουμε καλύτερη διαχείριση χρόνου, για να πιάσουμε όλους τους στόχους που έχουμε θέσει στην εργασία, στις σχέσεις και την ζωή μας γενικότερα.
Τι είναι το Time Management
Πρόκειται στην ουσία για μια διαδικασία σχεδιασμού, βελτιστοποίησης και οργάνωσης του χρόνου μας σε συγκεκριμένες δραστηριότητες, έτσι ώστε να αποκτήσουμε ευελιξία για να ανταποκριθούμε σε αλλαγές και νέες ευκαιρίες.
Οι περισσότεροι από εμάς θεωρούμε τον χρόνο διαρκώς ως δεδομένο, παρότι στην ουσία είναι περιορισμένος και αναλώσιμος. Κάθε λεπτό που περνάει χάνεται για πάντα, καθώς δεν υπάρχει κάτι που να το αντικαθιστά.
Πολλές φορές επικεντρωνόμαστε στην λανθασμένη εργασία, ή στη σωστή δουλειά σε λάθος χρόνο, και αναλώνουμε περισσότερες ώρες σε περιττά θέματα, χάνοντας τον αποτελεσματικό έλεγχο της καθημερινότητας, του άγχους και της ενέργειάς μας.
Έτσι, λοιπόν, μια από τις πιο αποτελεσματικές δεξιότητες στην καθημερινότητα μας είναι η σωστή διαχείριση του χρόνου. Αν την κάνουμε σωστά, θα έχουμε ισορροπία ανάμεσα στην προσωπική, επαγγελματική, και οικογενειακή μας ζωή..
Στόχος vs. Σκοπός
Όλα ξεκινούν από την αυτογνωσία και τους στόχους που θα θέσουμε. Πολλές φορές χρησιμοποιούμε λανθασμένα τις λέξεις στόχος και σκοπός, καθώς η πρώτη αποτελεί πολύ μεγαλύτερη έννοια.
Μόνο όταν θέσουμε τους στόχους μας, μπορούμε να ασχοληθούμε με τους σκοπούς. Ο σκοπός είναι και αυτό κάτι που προσπαθούμε να πετύχουμε, αλλά βρίσκεται χαμηλότερα στην ιεραρχία, καθώς καθορίζεται μόνο από την πρόθεση να υποστηρίξουμε τους στόχους μας.
Smart Goals
Μια αποδοτική μέθοδος για τον τρόπο δημιουργίας στόχων είναι η λεγόμενη "Έξυπνη Αρχή" που οφείλει την ονομασία της στο ακρωνύμιο του “Smart Goals".
Ανάλογα την περίπτωση έχει ελαφρώς διαφορετικές παραλλαγές, όπως θα παρατηρήσουμε παρακάτω, οι οποίες ωστόσο, μπορούν όλες ανεξαιρέτως να χρησιμοποιηθούν για την παροχή της πληρέστερης ρύθμισης του στόχου.
Ως εκ τούτου οι στόχοι μας πρέπει να είναι:
Specific - Συγκεκριμένοι
Με συγκεκριμένους στόχους μπορούμε να δούμε ξεκάθαρα τι θέλουμε να πετύχουμε, έτσι ώστε να τους καταγράψουμε και να καθορίσουμε το πλάνο για την επιτυχή έκβαση.
Measurable / Meaning - Μετρήσιμοι
Οι περισσότεροι αναλυτές θεωρούν ότι το γράμμα "M" στο Smart σημαίνει μετρήσιμο.
Ωστόσο, όπως αναφέραμε, υπάρχουν διαφορετικές εκδοχές, και τις περισσότερες φορές αντιπροσωπεύει το νόημα (meaning). Αν ένας στόχος δεν έχει νόημα, δεν μπορεί να επιτευχθεί.
Attainable / Achievable - Εφικτοί
Ένας εφικτός στόχος είναι αυτός για τον οποίο διαπιστώνουμε ότι υπάρχει μια ρεαλιστική πορεία που πρέπει να διανύσουμε, και μια λογική πιθανότητα για να τον εκπληρώσουμε.
Realistic / Rewarding – Ρεαλιστικοί / Επιβραβεύσιμοι
Εδώ πρέπει να ξεκινήσουμε από το τέλος προς την αρχή, δηλαδή να φανταστούμε σε μια εικόνα πως θα αισθανθούμε όταν κατακτήσουμε τον στόχο μας.
Αυτή είναι η πλέον και αποδοτική τεχνική στην διαχείριση χρόνου, που θα μας βοηθήσει να ξεπεράσουμε τις δύσκολες στιγμές και να μην τα παρατήσουμε.
Timely - Με χρονική σημασία και έκταση
Κάθε στόχος πρέπει να έχει μια συγκεκριμένη χρονική έκταση, καθώς δεν θα βοηθήσει να ασχολούμαστε με ένα θέμα περισσότερο από όσο αξίζει.
Αυτό μας χρησιμεύει για να καταπολεμήσουμε και την αναβλητικότητα, αλλά και την τελειομανία, κάνοντας έτσι το time management ακόμη πιο έξυπνο.
Τα βήματα για επιτυχή διαχείριση χρόνου
Έτσι λοιπόν, αφού ορίσαμε τα κριτήρια που θα μας βοηθήσουν στην αξιολόγηση, έτσι ώστε να γνωρίζουμε πότε φτάνουμε τον στόχο και πότε μπορούμε να σταματήσουμε, πρέπει να τα υλοποιήσουμε στην πράξη, καθώς η διαχείριση χρόνου στην καθημερινότητα, απαιτεί πρακτική και επιμονή.
Δημιουργώ ημερήσιο πλάνο
Πρόκειται για την πιο αυτονόητη ενέργεια μας, όπου πρέπει να προγραμματίσουμε την ημέρα μας από πολύ νωρίς, ή ακόμη καλύτερα, το προηγούμενο βράδυ πριν κοιμηθούμε.
Έτσι θα γνωρίζουμε εκ των προτέρων τις δράσεις που θα απαιτηθούν για να μας οδηγήσουν στον στόχο. Το ημερήσιο πλάνο είναι απαραίτητο να το ενσωματώσουμε στην καθημερινότητά μας
Θέτω προτεραιότητες
Το ημερήσιο πρόγραμμα που κάναμε δεν θα έχει αξία αν σπαταλήσουμε χρόνο σε δράσεις μικρής σημασίας. Εάν πραγματοποιήσουμε τις σημαντικές δουλειές πρώτα, έστω και αν είναι δύσκολες, θα έχουμε πάντα το προβάδισμα.
Προγραμματίζω το χρόνο
Εξ ορισμού, είναι το πλέον σημαντικό κλειδί στον επιτυχημένο σχεδιασμό του στόχου. Ο μη διακοπτόμενος χρόνος που επενδύουμε είναι αυτός που έχει την μεγαλύτερη βαρύτητα. Όπου είναι εφικτό, ορίζουμε με τέτοιο τρόπο τις ενέργειες μας, έτσι ώστε να μην διακόπτεται καθόλου ο χρόνος μας.
Απενεργοποιώ την διαθεσιμότητα
Όταν οι περισσότεροι άνθρωποι μας βλέπουν στη δουλειά, ή online στον υπολογιστή, νομίζουν ότι είμαστε ανα πάσα στιγμή διαθέσιμοι.
Είναι σημαντικό να ορίσουμε έναν τρόπο για το πως θα ενημερώνουμε τους ανθρώπους εάν είμαστε διαθέσιμοι ή όχι, έτσι ώστε να αποκλείσουμε τους περισπασμούς, χάνοντας πολύτιμο χρόνο ή την συγκέντρωση μας.
Αυτό θα μας φανεί ακόμη πιο χρήσιμο αν είμαστε εθισμένοι στα κοινωνικά δίκτυα. Είναι ζωτικής σημασίας να προχωρήσουμε στην απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων και της διαθεσιμότητας, πρώτα από εκεί.
Καταπολεμώ την αναβλητικότητα
Δυστυχώς, η αναβλητικότητα είναι η μεγαλύτερη αιτία των αποτυχιών και των ανεκπλήρωτων στόχων. Συν τοις άλλοις είναι αυτή που προκαλεί και το μεγαλύτερο άγχος, καθώς παίρνει τον έλεγχο στην καθημερινότητα μας.
Συνήθως αυτή η άσχημη συνήθεια οφείλεται στην ψευδαίσθηση ότι περιμένουμε τον κατάλληλο χρόνο που θα έχουμε την διάθεση, και αυτό είναι που καθιστά την αναβλητικότητα ως τον απόλυτο εχθρό του time management.
Μπορούμε να την καταπολεμήσουμε αν εντοπίσουμε ποιες είναι οι πιο δημιουργικές μας ώρες, έτσι ώστε να προγραμματίσουμε την διεκπεραίωση των πιο σημαντικών εργασιών τις ώρες αυτές, εστιάζοντας πάντα σε αυτές που θα μας δώσουν τα καλύτερα μακροχρόνια οφέλη.
Επιπλέον μπορούμε να βάλουμε προκλήσεις στον εαυτό μας και να φανταστούμε πως θα αισθανθούμε όταν υλοποιηθούν. Ενδέχεται να εκπλαγούμε όταν διαπιστωθεί πόσο μεγάλη ευχαρίστηση και χαρά βρίσκεται στην αντίπερα όχθη της αναβλητικότητας.
Ακολουθώ τον κανόνα 80-20
Η αρχή του Pareto, γνωστή και ως κανόνας 80/20, έχει αποδειχθεί ότι υπάρχει σε σχεδόν όλους τους τομείς της ζωής. Είτε πρόκειται για μαθηματικά, οικονομικά, επιχειρήσεις, υγεία ή ενέργεια, η αρχή του Pareto είναι στατιστικά ενσωματωμένη σχεδόν σε όλα.
Πρόκειται για άλλο ένα σημαντικό κλειδί στην διαχείριση χρόνου, καθώς μας βοηθά να εμπεδώσουμε πλήρως ότι το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των αιτιών.
Με άλλα λόγια, σε μια λίστα με δέκα δραστηριότητες, δύο από αυτές θα είναι οι πιο σημαντικές. Υπάρχει περίπτωση οι άλλες οχτώ να μη γίνουν, επειδή το όφελος που θα έχουμε αν κάνουμε μόνο αυτές τις δύο, θα είναι πολύ μεγαλύτερο από το όφελος που θα προκύψει με τις υπόλοιπες οχτώ δραστηριότητες.
Εσείς κάνετε σωστή διαχείριση χρόνου?
Το time management μπορεί να μας βοηθήσει να μην θεωρούμε τον χρόνο διαρκώς ως δεδομένο, και στην ουσία να τον "σκοτώνουμε". Εάν το διαχειριστούμε σωστά θα μπορούμε να ελέγξουμε το άγχος, και να αυξήσουμε την την ενέργειά μας.
Αν σας γεννήθηκαν απορίες ή θέλετε να μοιραστείτε την δικιά σας άποψη για το θέμα, μπορείτε να μας γράψετε στα σχόλια.